Comptabilité d'une association. - CMS KwsPHP - Le site clés en main

dimanche 5 août 2012 à 14:23  

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J'ai en projet d'étendre les fonctionnalités du site et mettre en relation les modules "Boutique" et "Préinscription" avec une comptabilité générale.

Quelqu'un s'est-il déjà lancé dans le codage d'un module de comptabilité et le module est-il disponible gratuitement ?

Si non, y a-t-il ici des membres avec une formation en compta qui aurait l'amabilité de me renseigner ?
De base, cette compétence ne fait pas partie de mon bagage et je crains d'en faire une usine à gaz.

Les premières questions qui me viennent à l'esprit :
1) Déjà est-ce que ca vaut le coup et ne vaut-il mieux gérer la compta sur un logiciel en local ?
Le volume serait d'environ 900 lignes/exercice sur le journal des ventes

2) Faut-il gérer les comptes de tiers ?

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dimanche 5 août 2012 à 15:39  

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Je suis trésorier d'une assoc, les comptes, je l'ai fait sur libreoffice calc, après si tu veux faire ce principe, en ligne, il faut 3 cases pâr compte: débit, versement, solde, et les comptes: livret A, compte courant et caisse (correspond au liquide)

Une autre assoc, le trésorier scanne les factures et relevé de compte. Un upload de fichiers pourraient être un plus. Nous on utilise dropbox, et ça marche bien.

Après plus compliqué, c'est peut-être pour les très très grosses assoc... mais du coup, elles ont les moyens d'avoir un vrai logiciel de compta?

Voilà si ça peut t'aider

Aquarium associatif, notre but premier est de faire découvrir nos 13 grands aquariums au public.

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dimanche 5 août 2012 à 15:43  

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Merci de ta réponse Fred.
Pour me faire une idée, ton association à combien d'adhérents avec cotisation ?

- Site de la Cie Temps'Danse

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dimanche 5 août 2012 à 15:54  

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L'aquaramiaud: association aquariophile: une dizaine de membres, on gère des visites au public des 12 aquariums, des personnes (<100) viennent nous voir à l'occasion (4 visites par an, 1€ par adulte). Cotisation: 35€. La mairie de Saint Chamond nous aide à gérer les coûts de l'entretien des aquariums.

Le FSE, une association du foyer des élèves, les membres se sont les élèves inscrits une centaine, les membres du bureau des adultes (parents, prof). Cotisation 2€ ou 6€ (si fait parti d'une activité). On organise une fête du collège, le repas 5€ + les boissons.

Voilà si ça peut te donner une idée. Pour les 2 assoc', on est ni bénéficiaire ni déficitaire, le but d'une assoc...

Aquarium associatif, notre but premier est de faire découvrir nos 13 grands aquariums au public.

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dimanche 5 août 2012 à 16:14  

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Merci Fred.
J'ai un début de réponse sur http://www.associations.gouv.fr/119-necessite-et-obligations.html
Nous avons des professeurs salariés et une "comptabilité de trésorerie". Apparemment s'est suffisant.
Mais perso, je trouve qu'il serait plus intéressant d'avoir une analyse plus fine des comptes.

- Site de la Cie Temps'Danse

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dimanche 5 août 2012 à 16:34  

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ok mais en ce qui me concerne, ça me suffit, et prend assez de temps pour aller plus loin....

Aquarium associatif, notre but premier est de faire découvrir nos 13 grands aquariums au public.

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jeudi 16 août 2012 à 00:29  

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Bonsoir,

Si je peux vous aider ca sera avec plaisir ... je suis de niveau Bac + 5 (DSCG pour ceux qui connaissent, je commence mon stage d'EC début 2013)

La comptabilité d'une association est très simple, soit elle relevé d'une comptabilité dite de trésorerie (On enregistre les achats / ventes par le biais d'un journal de banque : Saisie du relevé de compte pour faire simple) ou soit on effectue une comptabilité d'engagement : même compta que une entreprise : un journal pour les achats , un journal pour les ventes , un journal pour la banque ...

L'établissement de certains documents comptable (Bilan - CR..) est obligatoire dans certaines associations :
- Asso commerciales (Donc imposition à l'IS, CET, Taxe sur Sal, FC, TA...)
- Asso dépassant 2 des 3 seuils suivants : Total bilan 1 550 000 €, Total CA : 3 100 000 et Nombre salarié >=50
- Ecrit dans les statuts.

En ce qui concerne les logiciels, j'utilise en cabinet Cégid mais pour les asso de petite structure pas besoin d'investir des € dans un logiciel, On peu très bien se créer un petit programme sympa pour simplifier les choses !

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jeudi 16 août 2012 à 08:43  

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Bonjour Kev120

Merci pour l'aide. C'est vraiment sympa.
Pour ma part, j'ai une formation technique et donc la comptabilité est une chose relativement abstraite.
Mais bon depuis le 05 août, j'ai un peu bossé.
J'ai surtout besoin de savoir si je ne fais pas fausses route.

Coté compta :
Je ne pense pas que nous soyons soumis à la collecte de la TVA. J'aurais confirmation par la trésorière en septembre ?
L'association réunie environ 200 membres.
Nous avons plusieurs profs salariés.
Je souhaite clarifier la répartition des ressources et dépenses (produits/charges)

Mon projet dans un premier temps
Générer automatiquement les lignes comptables pour 2 modules :
- boutique : pré-vente aux membres de vêtements et accessoires liés à l'activité, commande fournisseur, livraison aux membres
- préincriptions : choix d'une ou plusieurs activités avec calcul d'une facture proformat (détail des cours, adhésion, remises conditionnées par : le nombre de cours, l'appartenance ou on à un groupe comme par ex bénévole, bureau...)

Je suis parti sur une comptabilité en partie double et sur un troisième module "comptabilite" avec un export des lignes du journal dont la structure est la suivante :
id_journal
num_opération
date de saisie
opérateur : nom du module qui inscrit la ligne
code comptable
journal : AC, VT, BQ, OD
num pièce
nature opération
debit
credit

Paramétrage des modules
Pour les comptes de tiers, j'ai décidé que chaque membre recevrait un N° compte lié à son id :
411???ID

Pour les préinscriptions :
cours adultes : 7061
cour enfants : 7062
Adhésion : 7561
remise sur nb cours : 6651
remise bénévole : 6652

Est-ce que déjà tu confirmes ces premières données ?
Ensuite si tu le veux bien, je te poserais des questions sur les partie/contre_parties.

- Site de la Cie Temps'Danse

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samedi 18 août 2012 à 11:32  

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Bonjour fifi69,

Je suis en formation d'expertise-comptable, j'avais vu ton sujet sans pouvoir y répondre (soucis persos...).
Etant donné que tu as un peu plus développé ton projet, je peux tenter de t'apporter quelques informations.
Malheureusement le statut juridique d'une association est différent des entreprises/sociétés, je n'avais étudié l'association que très brièvement.

Mais pour l'année 2011 :
Tu dois renseigner une comptabilité si ton association :
- exerce une activité économique
- dépasse 2/3 seuils suivants (50 salariés, 3 000 000 € CA, 1 550 000 € total Bilan).
- total montant subvention > 153 000 € annuel.

Je pense que te concernant c'est surtout l'activité économique qui t'intéresse, tu trouveras une définition ici : http://www.associations.gouv.fr/701-l-association-et-les-impots.html (2nd paragraphe).
D'ailleurs, en lisant ce paragraphe tu apprendras aussi que si tu exerces une activité économique avec ton association, les ventes seront soumises à TVA (TVA collectée, d'un autre côté tu auras le droit de déduire de la TVA).

Une petite définition simple mais non exhaustive :
"Activité économique correspond aux opérations de productions, transformations, distributions de biens et services."
Ce qui rentre dans ton cas :

Citation :



Attention : une association ne peut pas faire d'actes de commerces (sauf si c'est prévu dans les statuts).


Citation :



C'est une bonne idée, va même plus loin en séparant les ressources internes (adhésions/cotisations des membres, ...) des ressources externes (subventions, dons, tombolas, ...). Enfin ça c'est un détail.
Si tu t’intéresses aux tiers, tu optes pour une comptabilité d'engagement, qui est plus "complexe", mais plus détaillée qu'une simple comptabilité de trésorerie.

Je n'ai vu que très rapidement la structure de tes modules, est ce que "code comptable" est le code du plan de compte ?
Sinon voici un lien vers ce dernier qui est spécifique aux associations : http://www.associanet.com/docs/plan-compt.html

Je vais si tu le permets, m'intéresser à ton/tes modules en m'appuyant sur des logiciels comptables, et voir quelle est la meilleure organisation afin d'avoir quelque chose d'exhaustif et bien sur sans redondance.

@+ en espérant t'avoir aider.

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samedi 18 août 2012 à 16:06  

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Hello Maxou

C'est sympa de m'aider.

J'ai lu attentivement "Association et impôts commerciaux"
Je pense quand même que l'on rentre dans le cadre de la Notion de " gestion désintéressée "

Citation :



Les trois conditions ci-dessus sont remplies et la boutique n'est jamais qu'un regroupement de commande pour les membres afin de faire bénéficier de tarif de gros.

Mais bon, je poserais la question à la trésorière dés son retour.

Pour les écritures comptables, j'ai pas mal avancé. je te fais un topo cet après-midi avec les écritures générées en fonction des actions des modules.

Réponse ci-dessus posté le samedi 18 août 2012 : 11:56

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Module préinscription exemple :
Facture pro-format du 25/08
cours adulte____________245.00
cours enfant1___________225.00
Adhésion Annuelle________30.00
participation spectacle_____20.00
Remise 2ème cours______-30.00
________MONTANT_____490.00

Paiement par chèque en 2 fois
04/09/2012_____________290.00
01/10/2012_____________200.00

Lignes comptables automatiquement générées par le module :
N°_Date______Compte____Journal___Intitulé______________________Débit____Crédit
1__25/08/2012_41100001__VT_______Cours_adulte________________245.00
2__25/08/2012_7061______VT_______Cours_adulte________________________245.00
3__25/08/2012_41100001__VT_______Cours_enfant1_______________225.00
4__25/08/2012_7062______VT_______Cours_enfant1_______________________225.00
5__25/08/2012_41100001__VT_______Adhésion_annuelle_____________30.00
6__25/08/2012_7561______VT_______Adhésion_annuelle_____________________30.00
7__25/08/2012_41100001__VT_______Participation spectacle__________20.00
8__25/08/2012_7562______VT_______Participation spectacle__________________20.00
9__25/08/2012_41100001__VT_______Remise_2ème_cours___________________30.00
10_25/08/2012_6651______VT_______Remise_2ème_cours___________30.00

11_04/09/2012_41100001__BQ_______Inscription_chèque_1__________________290.00
12_04/09/2012_512_______BQ_______Inscription_chèque_1__________290.00
13_01/10/2012_41100001__BQ_______Inscription_chèque_2__________________200.00
14_01/10/2012_512_______BQ_______Inscription_chèque_2__________200.00

On pourrait remplacer les lignes 1-3-5-7-9 par une seule ligne.
25/08/2012_41100001__VT_______Pré-inscription________________490.00
Mais a terme je souhaite que chaque membre puisse consulter le détail de son compte (comptable)
En faisant cela on lui masque le détail.

Déjà est-ce correct ?

Ensuite je m'interroge sur les points suivants :
1° Le compte de banque
Il existe aussi le 514 Chèques postaux.
Pourquoi faire la différence entre banques et chèques postaux ?
Et est-ce obligatoire de faire cette différence ?

2° Remises
J'ai vu dans le plan comptable adapté aux associations un compte
709 Rabais, remises et ristournes accordés par l'association
Il serait donc à utiliser à la place de 665?
Mais ça ne me parait pas logique, C'est comme si on vendait une remise !!!
A mon avis de novice, une remise est à la charge de l'association donc plutôt : 665 Escomptes accordés ?

- Site de la Cie Temps'Danse

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dimanche 19 août 2012 à 09:25  

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Re-bonjour,

Je vais tenter de te répondre dans l'ordre :

- Tu peux très bien détailler comme tu le fais (avec 14 écritures), ou bien ne le faire qu'en une seule écriture (ou deux écritures) :
1) 10/10/12 : Débit 4110001 - Crédit 706 (Cours pour Mr. X)
2) 12/10/12 : Débit 512 - Crédit 4110001 (Règlement Mr. X)

Ton membre ne sera intéressé que par l'élément facture : honoraire, remise, escompte, premier acompte, ... et je ne pense pas que lui mettre à disposition 14 lignes comptables soit la meilleur solution.

Je pense que tu fonctionner la date suffira :
Si par exemple Mr. X le 14/10/12 souhaite aussi inscrire ses enfants à des cours, il y aura à nouveau 2 écritures, mais si il renseigne tout le 10/10/12 (cours adulte, cours enfant, ...), on ne passe qu'une écriture.

- Le compte 7561 & 7562 que tu utilises en lignes 6 et 8 semble incorrect :
Il faut toujours regarder la classe et la nature de ton compte...
CLASSE 7 : PRODUITS
NATURE 70. à 75. : PRODUITS GESTION COURANTE
NATURE 76. : PRODUITS FINANCIERS
NATURE 77. : PRODUITS EXCEPTIONNELS
...
Il me semble que le 75. est plus utilisée si tu perçois des redevances (ou cotisations) pour l'utilisation d'un de tes brevets. (à vérifier, je possède un plan comptable plus détaillé).

- Le plan comptable actuel date de 99, certains modes de paiements utilisés à l'époque ne le sont plus aujourd'hui...
L'utilisation du 512 : Banque suffit.
Je ne pense pas qu'il soit utile de différencier les deux.

- Concernant les remises :
Il faut savoir qu'il existe 2 sortes de réductions, les réductions COMMERCIALES (rabais, remise, ristourne), et réductions FINANCIÈRES (escompte).

L'escompte, c'est le compte 665 (escomptes accordés), c'est une charge, logique puisque au profit du client tu perds de l'argent.
Ou le compte 765 (escomptes obtenues), un produit, ton fournisseur te donne de l'argent (ou plutôt réduit la facture finale).

Oui mais quand ? Généralement, lorsque tu payes ou reçois un règlement plus tôt :
Au bas de tes factures tu peux y joindre : "A régler avant la fin du mois, si réglé sous 8 jours, vous percevez 5 % d'escompte".
1) 01/08/12 - Débit 4110002 au Crédit 706 (Vente Mr. Y)
2) 05/08/12 - Débit 512 & 665* au crédit de 4110002 (Paiement Mr.Y)
(* En effet dans ce cas là, l'escompte accordé est une charge pour toi, il diminue ton encaissement).

Si tu fais une remise lors d'une vente, par exemple le client Mr.X commande pour 350 € de cours, et si toi tu décides de faire 5 % de remises car le montant de sa facture est supérieur à 300 € alors voilà tes écritures.
1) 01/08/12 - Débit 411003 au Crédit 706 (Vente Mr. Z, montant : 350-5% = 332,50 €)
2) 31/08/12 - Débit 512 au Crédit 411003 (Encaissement des 332,50 €).

Tu remarques, qu'à la différence des escomptes (remises financières), les remises commerciales (remises, rabais, ristournes), ne sont pas traduites dans tes écritures comptables.

Mais à quoi servent les comptes 709 ou 609 alors ?
Déjà, le 9 en troisième position montre que le compte va se comporter à l'inverse de sa classe, pour faire simple, un exemple :
709, malgré que la classe 7 soit un PRODUIT, la présence du 9 en troisième position va DIMINUER tes produits.

Quand utiliser les comptes 709/609 ?
Uniquement lors des avoirs normalement.
Par exemple, ton fournisseur te fais régler une facture, et toi tu vois que c'est Noël et que tu as pas eu ton geste commercial, étant donné que ton "avoir" ne concernera que la remise de Noël, et bien tu utiliseras le compte 609 au débit, car tu auras une "Remise obtenue sur un achat".

Ce n'est pas complexe, mais il y a des particularités, j'espère que mes explications ne te brouillent pas trop, c'est assez dure à expliquer car là ce n'est qu'une petite partie, il faudrait que j'entre plus dans les détails (avec les escomptes par exemple)...

Mais voilà déjà quelques explications, si tu veux par MP mon mail ou un tchat vocal (skype, ts) si tu as plusieurs questions de ce type, ça serait peut-être plus simple pour nous deux.

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